Serienbrief erstellen (Stand 2010)
Briefvorlagen für Serienbriefe befinden sich auf F: 1_anstiftung_ertomisVORLAGENVerwaltungBriefe Faxe SerienbriefeSerienbriefe unter den Namen
– SBF_anstiftung.dot
– SBF_Interkultur.dot
–
1. Adress Plus öffnen, gewünschte Adressen recherchieren
2. „Datei/Datenaustausch/Exportieren“ aufrufen
Exportformat auswählen:
Bereich: eigener Bereich (z. B. Ingrid)
Formatname: „Serienbriefe“ wählen
Fenster Format:
Einstellungen: rechts auf „Format“ clicken
Dateityp “Text files“ auswählen
Dateiname Dateipfad und –namen festlegen (Standard: F:Adress Plus10 Datenxyz.txt; es kann aber beliebiger Ordner gewählt werden)
Felder Bei „Adressen“ diejenigen Felder auswählen
Bereich Alle exportierten
Exportieren Die recherchierten Adressen werden damit in eine Datei namens xyz.txt geschrieben, die von Word lesbar ist
Beenden
3. In WORD:
Serienbriefvorlage (siehe oben) aufrufen
4. Achtung, die Vorlage ist mit einer Datei verknüpft, Fenster mit o.k. bestätigen
5. Text des Serienbriefes eingeben bzw. aus einem anderen Dokument hineinkopieren, Layout prüfen.
Die Seriendruckfelder << … >> bitte nicht ändern!)
6. Sendungen – Empfänger auswählen – vorhandene Liste verwenden (nun die Datei xyz.txt auswählen)
7. Diesen Brief (= Serienbrief-Hauptdokument) unter neuem Namen speichern
8. Serienbriefdokument durchblättern und prüfen: ggf. Leerschritte bei den Namen im Briefkopf per Hand löschen (kommt vor, wenn kein <<Titel>> (z. B. „Dr.“) dabei ist!
Der Brief kann dann bei Bedarf unter einem xxx.doc-Namen gespeichert werden
9. „SerienbriefeZahl“ drucken
10. Beidseitiger Druck: Briefpapier mit Rückseite oben, Briefkopf nach vorne zeigend
Anlegen eines neuen Exportformats
Verfügbare Felder: Seriendruckfelder der Exportdatei über „Einfügen“ auswählen (muß mit den Seriendruckfeldern im Serienbrief genau übereinstimmen)