1. Eingehende Rechnungen
– prüfen
- Sind Name und Anschrift des Rechnungsstellers vollständig?
- Sind Name und Anschrift deines Unternehmens vollständig?
- Steht das Ausstelldatum auf der Rechnung?
- Steht die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-ID des Ausstellers auf der Rechnung?
- Hat die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer?
- Sind die Waren bzw. Dienstleistungen (Menge und Art) korrekt und präzise beschrieben?
- Steht der richtige Lieferzeitraum auf der Rechnung?
- Stimmt das Entgelt?
- Sind eventuell vereinbarte Rabatte berücksichtigt?
- Stehen der richtige Umsatzsteuersatz und der entsprechend richtige Steuerbetrag auf der Rechnung?
– ggfs. abzeichnen (lassen)
– Kostenstelle angeben (stehen unter: Seafileanstiftung internHaushalt)
Beispiele:
= Rechnung Übernachtungskosten Regionaltreffen: Kostenst. 5901 (Eigene Tagungen)
= Reisekostenabrechnung Workshop-Teilnehmer: Kostenst. 5902 (Reisekosten Externe)
= Honorare für Workshops: Kostenst. 5903
= Einkauf Bücher: Kostenst. 5200
= Praxisförderung Gärten: Kostenst. 5002
= Wichtig: bei Flyern, Plakaten o.ä. Kostenstelle angeben
a) Digitale Rechnung
1. PDF an buchhaltung@anstiftung.de mailen (ggf. mit Kostenstelle)
2. PDF speichern: Seafileanstiftung internRechnungen
Dateiname ändern, wenn gewünscht in: JahrMonatTag_Firma_Rechnungsnummer (Beispiel: 20210114_Musterfirma_1234)
b) Rechnung in Papierform
1. Standard-Variante:
Rechnung in das Fach „überweisen“ legen (für Freigabe abzeichen) -> Steffi übernimmt
2. Alternative:
Rechnung prüfen (ggf. abzeichenen o. abzeichnen lassen), einscannen und an Buchhaltung mailen
a) Scannen
Option 1: Material in den Einzug legen (Format wird in der Regel automatisch erkannt)
Option 2: Aufklappen, Material einlegen (Format kann auf rechter Seite selektiert werden)
b) Mailen
„Scannen und Senden“ -> „Adressbuch“ -> buchhaltung@anstiftung.de auswählen (Häkchen erscheint)
-> „Ok“ wählen -> Grünen Start-Knopf drücken -> wenn nur 1 Seite, dann auf „Senden starten“ ->
nächsten Kasten einfach „schließen“ -> fertig („Mond“ drücken)
Optional:
Scan umbenennen: „Optionen (Seite 2/2)“ -> „Dateiname“ -> gewünschten Namen eingeben
Dateiformat ändern: auf rechter Seite kann Farbe, Auflösung etc. geändert werden
Wichtig/Tipps: Jede Rechnung einzeln scannen, sonst kann die Buchhaltung damit nichts anfangen. Außer zu einer
Rechnung (z.B. Reisekosten) gehören mehrere Belege, dann natürlich zusammen scannen.
Seiten vor dem Scannen per Einzug enttackern!
Größeres Blatt vor dem kleineren scannen
weitere Seiten einscannen: es erscheint eine Anzeige mit der Angabe der Seitenzahl, mit Druck auf grünen
Knopf wird nächste Seite gescannt – Material vorher austauschen 😉
c) Rechnung ablegen (aktueller Ordner steht bei Steffi im Büro)
2. Belegabrechnungen
– prüfen
– ggfs. abzeichnen (lassen)
– Beleg(e) gesammelt (Hülle/Büroklammer/aufgeklebt) mit Kontodaten (wohin Geld überwiesen werden soll)
in das Fach „Überweisen“ legen
3. Auslagenerstattungen
1. Grundlage: OK durch Vorstand
2. Beleg(e) gesammelt (aufgeklebt, wenn kleiner als A4/A5) einscannen und an Steffi mailen
3. pdf „Auslagenerstattung“ mit Datum, Name, Betrag, Wofür? mit Kontodaten/Name (wohin Geld überwiesen werden soll) an Steffi
„Vorlage Auslagenerstattung“: Seafileanstiftung internVorlagen
(gerne gleich pdf „Auslagenerstattung“ inkl. Belegen an Steffi)
4. Originalbelege in Steffis Fach
4. Reisekosten
a) eigene
1. von Christa abzeichnen lassen
2. weiter wie unter eingehende Rechnungen
b) von Veranstaltungsteilnehmer*innen
1. prüfen, abzeichnen
2. weiter wie unter eingehende Rechnungen
5. Spenden an Projekte
1. Grundlage: OK durch Fachbereich und Vorstand; gültiger Freistellungsbescheid,
Zuwendungsbescheinigung (auf Formblatt verlinken)
2. E-Mail mit Projektname, Kontodaten, Spendenhöhe und Überweisungszweck „Spende“
an buchhaltung@anstiftung.de und cc an Steffi schicken. Bitte für die interne
Verbuchung angeben, ob es sich um „Förderung Gemeinschaftsgärten“, „Förderung
Postfossile Mobilität“, „Förderung Offene Werkstätten“, „Sonstige Förderprojekte/sonst.
Satzungszwecke“ handelt.
6. Förderungen
1. Grundlage: OK durch Fachbereich und Vorstand
2. E-Mail mit Förderzusage (= Projektname, Kontodaten, Spendenhöhe und
Überweisungszweck „Förderung XY“) an buchhaltung@anstiftung.de und cc an Steffi
schicken. Bitte für die interne Verbuchung angeben, ob es sich um „Förderung
Gemeinschaftsgärten“, „Förderung Postfossile Mobilität“, „Förderung Offene
Werkstätten“, „Sonstige Förderprojekte/sonst. Satzungszweck“ handelt.
3. Im Nachgang: Zuwendungsbescheinigungen als pdf oder in Papierform zur Prüfung an Steffi
7. Kasse
seit 01.01.2021 haben wir keine Kasse mehr
Auslagenerstattung s. Punkt 2.
1. Eingehende Rechnungen
– prüfen
– ggfs. abzeichnen (lassen)
– Kostenstelle eintragen (stehen unter: Seafileanstiftung internHaushaltHaushalt 2017)
Beispiele:
= Rechnung Übernachtungskosten Regionaltreffen: Kostenst. 5901 (Eigene Tagungen)
= Reiskostenabrechnung Workshop-Teilnehmer: Kostenst. 5902 (Reisekosten Externe)
= Honorare für Workshops: Kostenst. 5903
= Einkauf Bücher: Kostenst. 5200
= Praxisförderung Gärten: Kostenst. 5002
a) Digitale Rechnung –> an Buchhaltung
1. PDF in einer Mail ggf. inkl. Kommentar an buchhaltung@anstiftung.de mailen
2. PDF in Ordner speichern: Seafileanstiftung internRechnungen
b) Papierform –> Einscannen, an Buchhaltung
Standard-Variante:
Rechnung in das Fach „überweisen“ legen, fertig
Notfall-Variante:
1. Zu scannendes Material einlegen
Option 1: Aufklappen, Material einlegen (Format sollte, wenn es von DIN abweicht,
vorher selektiert werden: unter Reiter „Erweitert“ auf „Originalgröße“ klicken und
gewünschtes Format wählen)
Option 2: Material in den Einzug legen
(Format wird in der Regel automatisch erkannt)
2. Im Home-Menü Funktion „Scan an E-Mail“ wählen
2a) Optional: Im rechten Feld Dateinamen eingeben
2b) Optional: Dateiformat, Farbe und Auflösung ändern
3. Zieladresse wählen: In der unteren Leiste auf „“Stern“ tippen und gewünschte(n)
Empfänger per Tippen auswählen bis Häkchen erscheint
4. Blauen Start-Knopf drücken
ACHTUNG: Bei Abfrage „Weitere Scans durchführen““ erscheint, scannt der Drucker bei
Klick auf „Ja“ sofort weiter. Das heißt, das soeben gescannte Material muss vor dem Klick
auf „Ja“ gegen das zusätzlich zu scannende Material ausgetauscht werden.
Wichtig: Jede Rechnung einzeln scannen, sonst kann die Buchhaltung damit nichts anfangen. Wenn zu einer Rechnung (z.B. Reisekosten) mehrere Belege gehören, dann natürlich zusammen scannen.
Tipps:
a) Seiten vor dem Scannen nicht tackern!
b) Größeres Blatt vor dem kleineren scannen
5. Rechnung lochen und in den Rechnungsordner im richtigen Register ablegen (Ordner
steht bei Ingrid)
2. Belegabrechnungen
– prüfen
– ggfs. abzeichnen (lassen)
Beleg(e) gesammelt (in Hülle oder mit Büroklammer) mit Kontodaten (d.h. wohin soll das Geld überwiesen werden) in das Fach „überweisen“ legen
3. Reisekosten
a) eigene
1. von Christa abzeichnen lassen
2. weiter wie unter eingehende Rechnungen
b) von VeranstaltungsteilnehmerInnen
1. prüfen, abzeichnen
2. weiter wie unter eingehende Rechnungen
4. Spenden an Projekte
1. Grundlage: OK durch Fachbereich und Vorstand; gültiger Freistellungsbescheid,
Zuwendungsbescheinigung (auf Formblatt verlinken)
2. E-Mail mit Projektname, Kontodaten, Spendenhöhe und Überweisungszweck „Spende“
an buchhaltung@anstiftung.de und cc) an Ingrid schicken. Bitte für die interne
Verbuchung angeben, ob es sich um „Förderung Gemeinschaftsgärten“, „Förderung
Postfossile Mobilität“, „Förderung Offene Werkstätten“, „Sonstige Förderprojekte/sonst.
Satzungszweck“ handelt.
5. Förderungen
1. Grundlage: OK durch Fachbereich und Vorstand; gültiger Freistellungsbescheid,
Zuwendungsbescheinigung (auf Formblatt verlinken)
2. E-Mail mit Förderzusage (= Projektname, Kontodaten, Spendenhöhe und
Überweisungszweck „Förderung XY“) an buchhaltung@anstiftung.de und cc) an Ingrid
schicken. Bitte für die interne Verbuchung angeben, ob es sich um „Förderung
Gemeinschaftsgärten“, „Förderung Postfossile Mobilität“, „Förderung Offene
Werkstätten“, „Sonstige Förderprojekte/sonst. Satzungszweck“ handelt.
3. Im Nachgang: Zuwendungsbestätigungen an Ingrid geben.
7. Kasse
Auszahlung gegen Beleg bei Ingrid